Sicherheit & Datenschutz

Akten enthalten vertrauliche und oft persönliche Daten, so dass der Sicherheit und dem Datenschutz besondere Beachtung geschenkt werden müssen.

Alle von uns übernommenen Akten und Datenträger werden von der Übergabe bis zur Rückgabe bzw. Vernichtung lückenlos überwacht. Zu keinem Zeitpunkt haben unbefugte Personen Zugriff auf oder gar Einblick in die von uns übernommenen Daten.

Technische und Organisatorische Maßnahmen

• Einbruch- und Diebstahlschutz, unsere Lager stehen in ständiger Verbindung mit der Alarmzentrale eines Wachdienstes (VdS Zertifizierung);
• Brandschutz, unsere Lager verfügen über optische Brandmeldeanlagen und eine Standleitung zur Sicherheitszentrale der örtlichen Feuerwehr;
• fachgerechte Lagerung, unsere Lager verfügen über Wasser- und Staubschutz, sowie Regelung und Überwachung der jeweils optimalen Temperatur und Luftfeuchtigkeit.

Datensicherungsmaßnahmen

• Versicherungsschutz, umfassender Versicherungsschutz der eingelagerten Aktenbestände;
• Eigenes Personal, die Übernahme von Archivgut (das Be- und Entladen sowie die Verpackung und Inventarisierung) erfolgt durch eigene nach § 5 BDSG verpflichtete Mitarbeiter;
• Transportsicherheit, Transporte führen wir mit unseren eigenen abgeschlossenen Sicherheitsfahrzeugen durch. Über die mitgeführten Aktenbestände wird ein detailliertes Protokoll geführt;
• Zugangsberechtigung, die Anforderung und Vernichtung von Aktenbeständen erfolgt nur nach einem mit dem Auftraggeber im Vorfeld abgestimmten Autorisierungsverfahren;
• Videoüberwachung, die Sicherheitsbereiche unserer Lager werden durch Videoaufzeichnungen in Echtzeit überwacht, sämtliche Vorgänge können rückwirkend nachvollzogen werden.

Wir haben zudem einen Datenschutzbeauftragten nach § 4f BDSG bestellt.